Business - ERP
Como escolher o Software de Gestão mais adequado para sua Empresa
Também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Corporativos), um software de Gestão é acima de tudo uma importante ferramente de trabalho, com características essencias de integração e parametrização.
por Roberto KowasRelação Custo X Benefício
O ERP custa pouco ou muito? Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta feita pelos executivos das Empresas sem considerar os benefícios que o software poderá gerar. O ERP seguramente será a principal ferramenta de gestão da empresa, e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo.
Como selecionar um Sistema de Gestão
• Avaliação Inicial – Determine as reais necessidades da empresa e recursos oferecidos pela tecnologia a ser adquirida, envolva neste processo, membros da Diretoria e funcionários que estarão diretamente envolvidos com os benefícios gerados pelo ERP. Procure assessoria de especialistas em informática para assessorá-los à escolher a melhor arquiterura tecnológica ou identificar as deficiências que poderão apresentar.
• Aderência - Verifique quais funcionalidades contidas no produto atendem suas necessidades, e se a aplicação das mesmas em seu negócio trarão benefícios como: redução de custos, diminuição de tempo de operações básicas, eliminação de re-trabalhos, aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e aumento de competitividade. Certamente você gostaria de adquirir um produto que atenda 100% as necessidade de sua Empresa, contudo, os Sistemas de Gestão possuem características próprias e distintas, e é através da flexibilidade, parametrização e disponibilidade de se desenvolver particularidades, que a empresa fornecedora de ERP irá tentar alcançar ao máximo este percentual.
• Localização - As constantes mudanças em nossa Legislação Tributária promovidas pelo nosso Governo, obrigam as Empresas a realizarem rápidas mudanças em seus processos visando o correto enquadramento dos mesmos às novas normas tributárias. A rapidez exigida destas mudanças é vital para manutenção da lucratividade do negócio e competitividade no Mercado Globalizado. Certifique-se de que o produto está adaptado à nossa legislação e principalmente a garantia de atualização constante em função de alterações em nossa legislação.
• Tecnologia – Verifique se a linguagem utilizada para desenvolvimento do software é utilizada e aceita mundialmente. A liberdade de escolha do fornecedor do banco de dados a ser utilizado pela aplicação também é um fator importante, primeiro pela segurança e integridade, uma vez que nele estarão gravadas todas suas informações de negócio, e segundo pelo custo de aquisição, que poderá superar o custo do hardware.
• Rastreabilidade – Para garantia da integridade e segurança das transações, o software deve oferecer condições de rastreabilidade, disponibilizando aos administradores do sistema, recursos que permitam identificar que usuário executou determinada operação.
• Integração com internet e outros aplicativos – Hoje em dias estão disponíveis no mercado um número significativo de aplicativos gerenciais ou de aplicação específica, que poderão compartilhar informações do ERP, recursos do tipo corte e cole ou conexão direta são fundamentais para extração de dados do ERP. Também deve ser considerado recursos de integração e comunicação de dados (EDI, BIZTALK, etc) com clientes, fornecedor e instituições financeiras.
Evitando riscos futuros
• Referências – Busque o máximo de referências sobre o produto e sobre a empresa de consultoria que irá realizar a implementação, procure identificar empresas que tenham o mesmo perfil comercial e verifique quais funcionalidades de seu negócio não puderam ser atendidas e qual solução foi oferecida pelo fornecedor do ERP.
• Relacionamento – Uma implementação de ERP é normalmente um processo que envolve todas as áreas de sua empresa, direta ou indiretamente, por isso é importante que você exponha suas limitações e seus problemas, da mesma forma que você deve ter ciências das limitações do fornecedor, com isso, vocês estarão estabelecendo uma parceria duradoura e fortalecida.
• Implantação – O prazo e custo de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e dos recursos disponibilizados (equipamentos e pessoal). Exija do fornecedor um cronograma detalhado, com definições claras de cada fase da implantação, elaborado em conjunto com seus funcionários. Certifique que a equipe de implantação estejam atualizados sobre o software, e que os mesmos estão comprometidos com a cultura da empresa de oferecer bons produtos e serviços, lembre-se que eles serão os realizadores do que fora acordado.
• Treinamentos – Fundamental num processo de implementação de ERP numa empresa, o treinamento deve ser dirigido à sua empresa, visando qualificar seus funcionários à extrairem o máximo de aproveitamento dos recursos oferecidos pelo software.
• Documentação – Peça importante num ambiente integrado e em produção, uma vez que documenta todos os processos e principalmente as customizações realizadas visando atender determinada funcionalidade de sua empresa. Esta documentação permite que novos consultores ou funcionários entendam o que cada funcionalidade do programa faz.
Assim, independente do porte da empresa fornecedora (Microsoft Dynamics AX – Axapta, SAP Business One, Oracle, etc), os itens relacionados anteriormente devem ser levados em conta no processo de seleção do ERP
Roberto Kowas é consultor em ERP para a Divisão Latino América do Grupo Alba Spectrum Technology ( http://www.albaspectrum.com ). São Paulo +55-11-3444-4949 ou pelo email help@albaspectrum.com.
