Impacto da indisponibilidade de software na eficiência das empresas

O artigo relata as situações de indisponibilidades enfrentadas pelas empresas e comenta o seu impacto na eficiência nas empresas.

por Glenn Johnson

Hoje, o software já faz parte do cotidiano das empresas. Se a informação é o seu negócio ou se você simplesmente precisa de informações sobre ele, o software fornece o que você precisa. Então por que tantas empresas reduzem sua eficácia operacional, tentando sobreviver com menos licenças de software do que realmente precisam?

A falta de software disponível para os trabalhadores em sua organização, traz graves, e muitas vezes ocultas consequências ao negócio. Enquanto os gerentes podem pensar que estão ajudando os seus negócios, limitando o número de licenças de software para "apenas aqueles que realmente precisam", em vez disso, eles podem estar reduzindo a eficácia operacional em detrimento de seus negócios. O acesso insuficiente ao software aumenta o custo da má qualidade (COPQ) em um negócio.

Considere estas consequências da insuficiência de software:

Formação inadequada e aculturação. Em muitas organizações, o processo na contratação do funcionário não incluiu a providência prévia de acesso aos softwares necessários. Como resultado, os programas de formação inicial erram o alvo ou ensinam comportamentos menos eficientes do que os possíveis quando as aplicações de software corretas estão disponíveis. Funcionários mal treinados podem oferecer um serviço pobre ao cliente, cometer um maior número de erros e afetar negativamente a moral dos funcionários.

Período inicial de ineficiência. Quando as licenças não estão disponíveis para os novos funcionários, mesmo após o seu período de treinamento inicial, a perda econômica ocorre durante o período de espera para entrar no "sistema". Até então, salários são gastos em trabalhadores menos eficientes e os maus hábitos de trabalho são mais incentivados.

Outsourcing e In-Sourcing indevidos. Quando trabalhadores especializados que poderiam fazer um trabalho, e não o fazem porque não têm acesso ao software, eles são obrigados a submeter a tarefa a outra pessoa. Isso pode resultar em um outsourcing externo com custo. Quando uma outra empresa é necessária para fazer um trabalho que poderia ser feito se o software estivesse disponível para aquela pessoa, ocorrem custos extras e atrasos. Frequentemente, transferir uma tarefa para outro trabalhador significa transferi-la para outra empresa. Estas transferências criam atrasos, introduzem maior oportunidade para a falta de comunicação e são inerentemente ineficientes por causa das comunicações circundantes desnecessárias, solicitações e revisões do processo.

Trabalho duplicado. Algumas empresas mantêm duas aplicações de software distintas para executar a mesma tarefa, essencialmente, porque eles não possuem licenças de software suficientes para todos os trabalhadores para que utilizem um único sistema. Alguns trabalhadores estão no antigo sistema, enquanto outros estão no novo. Muitas vezes, nessas organizações, há um funcionário que passa horas por semana reinserindo dados ou executando tarefas em lote para sincronizar sistemas - que poderiam ser evitadas através de um trabalho em um único sistema.

Estrangulamentos. Quando somente alguns dos que precisam de acesso efetivamente o possuem, ocorrem gargalos. Atividades importantes são desnecessariamente atrasadas porque o processo está dependente de um número limitado de pessoas que têm acesso ao aplicativo adequado. Alguns trabalhadores podem estar compartilhando uma licença, o que significa que apenas um trabalhador tem acesso ao software a qualquer momento. O tempo de espera para a licença ficar disponível cria necessidade de comunicação, acrescenta atrasos e cria gargalos.

Excesso de pessoal. Quando um aplicativo de software é incorretamente rotulado como uma especialidade e trabalhadores de conhecimentos específicos são contratados para operá-lo, o resultado é o excesso de pessoas. O aumento das necessidades de mão-de-obra especializada muitas vezes pode ser evitado com o simples aumento da disponibilidade do software e treinamento de mais trabalhadores sobre o uso do mesmo. Às vezes, estas ineficiências em excesso também podem ser necessárias devido a uma gestão excessivamente restritiva de direitos de usuário dentro de um aplicativo. O usuário pode ter uma licença, mas não tem os direitos de usuário necessários para executar a tarefa. O impacto econômico é o mesmo.

Moral reduzido dos funcionários. No mundo de hoje das mídias sociais, aplicações ricas, integração e mesclagem de software em tempo real, a falta de acesso às aplicações pode ser extremamente frustrante para os trabalhadores e provocar a redução da moral dos funcionários e um maior turnover.

Falta de Enriquecimento Interdepartamental. Existe um custo negativo, quando os vendedores não estão cientes dos problemas de atendimento ao cliente, porque eles "não estão no sistema" que acompanha os problemas e soluções do atendimento ao cliente. Estender software e o acesso à informação para além das tradicionais fronteiras departamentais pode melhorar os processos de negócio. Quando a equipe de engenharia pode acessar diretamente o sistema de apoio ao cliente, eles podem ser capazes de propor soluções imediatas ou mesmo detectar defeitos do produto mais cedo do que quando eles não têm acesso e devem confiar nos relatórios mensais ou outros meios de compartilhamento de informações entre os departamentos.

Processos de Negócio Ineficientes. Talvez o resultado da falha no uso de software ou utilização de software inadequado seja o custo de um processo de negócio ineficiente. A maioria das organizações passa por um treinamento inicial sobre "como" utilizar um aplicativo de software. As instruções iniciais normalmente abrangem o desempenho de tarefas básicas. Sem um treinamento mais avançado sobre "quando fazer" e "por que" usar o software, os processos são executados ad-hoc ou sem o benefício integral da eficiência incorporada ao sistema de software. A subutilização de software tem graves consequências econômicas em todas as funções departamentais de uma organização: administração, finanças, engenharia, produção, marketing, vendas, distribuição, serviços e operações.

Desvantagens competitivas. Organizações que subutilizam softwares e restringem o número de licenças ficam à mercê de concorrentes que operam na máxima produtividade e eficiência reforçada por softwares. Organizações que operam sem um número suficiente de licenças de software ficarão para trás na inovação, tempo de resposta ao mercado, participação de mercado, capacidade de produção, satisfação do cliente e performance dos resultados financeiros.

A insistência nos caros estudos formais de ROI e relatórios de uso pode incorrer em uma lista longa e geralmente esconde custos nas empresas, que podem ser facilmente evitados, bastando ter uma visão mais agressiva em relação à disponibilidade e utilização de software. O software que funciona vale cada centavo do seu custo de licenciamento.

A Cloud computing não elimina o problema, na verdade, agrava-o. Quando o software é visto como uma despesa operacional ao invés de uma despesa de capital, crescem as pressões para limitar o seu uso. Empresários inteligentes terão certeza de que têm licenças de software suficientes disponíveis para todos os seus usuários, incluindo as licenças suficientes para o crescimento futuro. De quantas licenças você precisa?