Change Management ou a Gestão da Mudança

A maior parcela de insucessos em TI decorre da resistência das pessoas as mudanças ou falhas no engajamento. Sem dúvida, pessoas são mais importantes do que a tecnologia para o sucesso de projetos em TI.

por Helbert Carvalho Tiago

                Ninguém mais duvida que a maior parcela de insucessos de investimentos em TI decorre da resistência das pessoas as mudanças ou falhas no engajamento. Para aqueles que escolheram á área de Tecnologia por lidar melhor com máquinas do que com pessoas, o que vou descrever nas próximas linhas não será de bom grado: “Pessoas são mais importantes do que a tecnologia para o sucesso de projetos de TI”.

                Durante os projetos de TI no qual participei principalmente em implantação de sistema ERP sempre defendi a seguinte tese que sempre foi confirmada durante minha vida profissional: Focar nas pessoas é o que há de mais crucial e intenso nestes momentos.

                Antes de iniciar ou se decidir sobre um projeto, é necessário convencer, conquistar e engajar os públicos envolvidos, levá-los a ‘comprar’ a idéia, porque são eles que fazem as transformações acontecerem, apesar de muitas empresas focarem em tecnologia em detrimento das pessoas.

                Dependendo da complexidade e da abrangência da transformação, mais ou menos áreas são chamadas a contribuir com o seu conhecimento especifico e com recursos humanos, tendo em frente, o patrocinador do projeto (sponsor). No meu último projeto além da área de RH e comunicação, contamos com uma equipe dedicada a gestão de mudanças.

                Segue algumas dicas para tirar vantagens de processos de mudança em TI

· Ampliar a divulgação das mudanças para minimizar rumores e desinformação

· Mensagens consistentes e unificadas. Visão compartilhada do que esta sendo implementado e como o parque de TI será afetado

· Ações para encorajar a participação de funcionários, como fóruns de discussão

· Treinamentos antecipados e continuo, não apenas pontual

· Manutenção dos cérebros na empresa, para que o conhecimento não se perca

· Ajuda do RH ou consultoria especializada em gerenciamento de mudanças para dotar membros da equipe de mudança das habilidades interpessoais necessárias

· Pensar estratégico, visão de longo prazo do portfólio de TI

· Realismo quanto a eventuais estouros de prazos e orçamentos

                Segue abaixo pesquisa realizada pela IBM Global Making Change Work Study – 2008 (pesquisa global realizada com cerca de 1500 gestores de projetos, patrocinadores de projetos, e gestores de mudanças, entre outros profissionais).

O que facilita a mudança:

Patrocínio da alta gestão: 92%

Envolvimento dos empregados: 72%

Comunicação honesta no tempo certo: 70%

Cultura corporativa que motiva e promove a mudança: 65%

Agentes de mudança (pioneiros da mudança): 55%

Mudança suportada pela cultura: 48%

Programa de treinamentos eficientes: 38%

Ajuste de medidas de desempenho: 36%

Estrutura organizacional eficiente: 33%

Incentivos monetários e não monetários: 19%

                Os CIOS devem ter sempre em mente que tecnologia não promove as transformações em uma empresa, apenas as consolida. É comum CIOs decidirem pela compra equivocada de ERP, por exemplo, sem o prévio mapeamento da organização dos processos, acreditando que o software em si, é um meio de mudança, o que na maioria das vezes não funciona. Antes de se comprar um sistema, a empresa também deveria investir em change management, sob pena de amargar prejuízo financeiro e no fim das contas, ainda concluir que o software não atendeu as suas necessidades.

                Por experiência própria, engajar os usuários no processo antes mesmo da decisão pelo investimento permite ajustes que aumentariam a probabilidade de acerto. Deve se ter cuidado com erros de nível estratégico anteriores ao processo de mudança, como a decisão por uma inovação para o qual a base operacional da empresa não esta preparada. A existência de um descompasso muito grande entre a transformação requerida e a maturidade da base vai tornar a gestão da mudança muito mais complexa e desafiante que o habitual, pontuado em risco de eficácia.

Pontos que dificultam a mudança:

Cultura corporativa: 58%

Complexidade subestimada: 49%

Escassez de recursos: 35%

Falta de comprometimento da alta direção: 33%

Falta de saber como mudar: 32%

Falta de transparência por causa da ausência ou erro de informação: 20%

Falta de motivação dos funcionários envolvidos: 18%

Mudança de processos: 16%

Mudanças de sistemas de TI: 15%

Barreiras tecnológicas: 12%

Fonte: IBM Global Making Change Work Study – 2008 (pesquisa global realizada com cerca de 1500 gestores de projetos, patrocinadores de projetos, e gestores de mudanças, entre outros profissionais