Gerenciando MailTips no Exchange Server 2010

Com este tutorial base mostramos como gerenciar a funcionalidade MailTips no Exchange Server 2010.

por Anderson Patricio

Autor: Anderson Patricio / Rodrigo Rodrigues

Overview

O MailTips é uma funcionalidade introduzida no Exchange Server 2010 e o objetivo é aumentar a produtividade do usuário. Atualmente quando vamos mandar um e-mail e o recipiente está de férias escrevemos todo o e-mail para depois receber o aviso que a pessoa, com o MailTips só pelo fato de escolher o destinatário o remetente já terá um aviso que o mesmo está ausente e com isto facilita e agiliza a comunicação na empresa.

Alguns pontos importantes sobre a funcionalidade MailTips:

• MailTips funcionam com os mais novos clientes Outlook Web App (OWA) e Outlook 2010
• Os MailTips são acionados ou atualizados quando as seguintes ações ocorrem:
  • Um novo destinatário é adicionado
  • Um novo anexo é adicionado
  • Reply ou Reply All é acionado
  • Quando uma mensagem é aberta a partir do Rascunho e a mesma já possui endereços nos campos de envio

Solução

Como funciona o processo do MailTips..

A funcionalidade MailTips pode ser atividades de acordo com algumas ações pre-destinadas do usuários final, aqui segue a lista das ações:

• Endereço interno inválido
• Caixa cheia
• Destinatário está com o aviso de Ausência Temporário habiltiado
• MailTip Customizado
• Restrição no recipiente (permissão para envio)
• Recipiente externo
• Se a mensagem está sendo enviado para um grande número de usuários
• Se o recipiente está sendo moderado
• Responder para Todos é acionado quando o nome do recipiente está no BCC
• Mensagens muito grandes (ele não valida configurações de conectores)

A arquitetura para manter a funcionalidade é relativamente simples e é baseado em algumas regras:

• O Cliente sempre fala com o Client Access Server
• O Client Access server é responsável por buscar a informação para mostrar na Mailtip seja ela no AD, no mailbox server localizado no mesmo site
• Se a informação requesitada (Out-of-Office ou caixa cheia) estiver em um Mailbox em um site diferente, o CAS sempre faz proxy para um CAS remoto e aquele CAS pergunta para o Mailbox. A informação entre CAS e Mailbox sempre ocorre no mesmo site!

Bom sabendo as regras acima fica fácil entender o processo, o cliente busca as informações através de webservices no CAS para aplicar ao recipiente/ação da mensagem em questão; o CAS vai buscar a informação (seja via proxy para outro site, falando como AD e/ou Mailbox); o CAS com o resultado manda de volta para o cliente. No lado do cliente a informação de caixa cheia e ou ausência temporária fica em cache por 2 horas ou restart do cliente Outlook.

Sabendo onde é ativado e o processo que ocorre nos bastidores, o usuário final quando tentar enviar uma mensagem o MailTip aparecerá, como mostrado na figura abaixo. O mesmo ocorreria no Outlook 2010.

Gerenciando a funcionalidade MailTips...

Toda a configuração em nível organizacional é feita através do cmdlet Set-OrganizationConfig e para listar as informações é o Get-OrganizationConfig. A configuração padrão e possíveis parâmetros que podem ser alterados são mostrados na figura abaixo.

• MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled
  Este parâmetro informa o usuário quando ele está enviando mensagem para um grupo que contenha um recipiente externo ou ainda um contato.

• MailTipsLargeAudienceThreshold

• MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled
  Os MailTips que inforam Out-Of-Office e caixa cheia vão buscar tal informação diretamente na mailbox do usuário. Desabilitando isto o usuário final não terá MailTip para usuários em Ausência Temporária e caixa cheia.

• MailTipsGroupMetricsEnabled
  Permite métrica de grupo, basicamente a regra de Mailbox Server é responsável por gerar o número de usuários de cada grupo, como também o número de recipient externos e estas informações são copiadas via File Distribution Service para o CAS.
  
  Como as métricas são processadas nos Mailbox Servers, exidstem dois parametros que podem ser configurados na Mailbox role para gerenciar. O primeiro é se o Mailbox Server pode ser usado para gerar as métricas: Set-MailboxServer <Server-Name> -GroupMetricsGenerationEnabled <$true or $false>; o segundo parâmetro é quando as métricas podem ser realizadas no servidor: Set-MailboxServer <Server-Name> -GroupMetricsGenerationTime 02:00 (o valor é no formato 24hs)

• MailTipsAllTipsEnabled
  Temos também a opção de desabilitar o componente MailTips através deste parametro, por padrão ele vem habilitado.

Sabendo para que servem os parâmetros a seguinte syntaxe pode ser utililizada:

Set-OrganizationConfig -<Parametro visto acima> <Valor que pode ser $true or $false>
Por exemplo: Set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $false
Resultado: Vai desabiltiar o envio de MailTips para mensagens endereçadas para Contatos externos ou grupos que tenham recipientes externos.

Configurando MailTips nos objetos...

MailTips podem ser configurados em uma variedade de objetos, tais como: Mailbox, MailContact (contatos), MailUser, DistributionGroup, DynamicDistributionGroup, MailPublicFolder. E todos possuem o mesmo parâmetro que se chama MailTip, fácil não?

A MailTip pode conter código HTML, mas não scripts e não pode exceder 250 caracteres.

O formato básico de criação de uma MailTip para um objeto é mostrado na figura abaixo:

Cenário: Alterar o MailTip do presidente da empresa para informar todos antes de enviar uma mensagem que o cara é o Presidente.
Exemplo: Set-Mailbox -Identity Nome.Presidente -MailTip "Este Sr é o presidente da empresa, somente assuntos profissionais"

Performance da funcionalidade MailTips...

A funcionalidade foi desenhada para utiliza poucos recursos do CAS Server (não mais que 5%), os números máximos de utilização vão vir com a versão RTM do produto. Mas o mesmo possui mecanimos para ajudar, tais como: mais de 10 segundos para coletar a informação a mesma é descartada e a mesma não aparece; o cliente possui um cache ou seja ele não fica todo o tempo buscando informações no CAS Server se remover e adicionar o mesmo destinatário não irá gerar novas consultas ao CAS; a OAB foi alterado e possui campos para suportar o MailTips; se uma mensagem for para mais de 200 pessoas o MailTips não vai funcionar individualmente.

Conclusão

Com este tutorial base mostramos como gerenciar a funcionalidade MailTips no Exchange Server 2010.