Gerenciando Archive no Exchange Server 2010

Neste tutorial vamos mostrar como gerenciar a funcionalidade de Archive do Exchange Server 2010.

por Anderson Patricio

Autor: Anderson Patricio / Rodrigo Rodrigues / André Dias

Overview

Neste tutorial vamos mostrar como gerenciar a funcionalidade de Archive do Exchange Server 2010. Antes de entrarmos na parte técnica alguns pontos relevantes sobre esta nova funcionalidade:

• Archive é uma funcionalidade Premium e por isto requerem uma licença Enteprise da CAL (Client Access License)
• Somente clientes Outlook mais novos suportam esta funcionalidade, tais como Outlook 2010 e OWA baseado no CAS do Exchange Server 2010
• Quando ocorre o Move Mailbox a caixa de Archive vai junto com a caixa do usuário
• O Archive se torna fundamental devido as novas ferramentas de e-Discovery do Exchange Server 2010, se os dados estiverem num PST a consulta não irá pegar aquelas informações, no entanto, com todos os dados de Archive no servidor facilita o processo de busca das informações pelo e-Discovery
• Archive é muito melhor que PST por vários motivos, entre eles: PST na rede não suportado pela MS e se corromper é por conta e risco do usuário; PST na máquina do usuário é um pesadelo para backup.
• Funcionalidade de Archive vai trazer mais utilização para o servidor e o mesmo precisa ser calculado corretamento (disco, memória, cpu) para comportar a funcionalidade.
• Não é possível mover por razões óbvias um usuário com Archive para o Exchange Server 2003/2007, caso esteja seja o caso é necessário desabilitar o Archive primeiro

Solução

Neste tutorial vamos mostrar como gerenciamos o recurso de Archive do Exchange Server 2010, das mais variadas formas, como segue:

Habilitando Archive durante a criação de uma mailbox...

Durante a criação de uma mailbox usando o Exchange Management Console, temos uma página chamada Archive Settings onde podemo estar marcando o checkbox Create an archive mailbox for this account e automaticamente durante o processo de criação da mailbox a caixa de archive também será criada.

Gerenciando Archive a partir do Exchange Management Console

Os procedimentos mostrados aqui podem ser aplicados para um ou mais usuários de uma única vez.

Para habilitarmos uma caixa de Archive para um usuário existente, podemos estar selecionando o usuário e na Toolbox Actions, clicar em Enable Archive.. a seguinte tela será mostrada, basta clicar em Yes e a caixa de Archive será criada.

Para desabilitarmos podemos seguir a mesma linha de raciocínio e clicando em um usuário que tenha Archive habilitado podemos clicar em Disable Archive e a tela abaixo será mostrada, clicando em Yes o usuário fica apenas com a caixa normal.

Habilitando Archive através do Exchange Management Shell...

O mesmo processo pode ser feito através da linha de comando, a seguinte syntax pode ser utilizada para habilitarmos uma mailbox existente para ter uma Archive mailbox:

Enable-Mailbox <Username> -Archive, onde <Username> deve ser substituído pelo nome do usuário.

Para desabilitarmos a mesma linha pode ser seguida, como segue:

Disable-Mailbox <Username> -Archive, onde <Username> deve ser substituído pelo nome do usuário.

Se desejas criar a Archive Mailbox durante o cmdlet de criação de Mailbox (New-Mailbox), basta adicionar -Archive no final e com isto criamos a Archive mailbox.

Diferenciando uma caixa que possui Archive...

Quando uma mailbox possui a funcionalidade de Archive habilitada ela possui um ícone diferente associado a mesma. Na figura abaixo podemos ver claramente que o usuário Anderson Patrico possui Archive, enquanto a usuária Lidiana Patricio não.

Uma outra forma de diferenciar é através do Exchange Management Shell, basta verificar os atributos iniciando com Archive, os mesmos usuários acima são listados através do Exchange Management Shell, como segue:

Alterando o Display da caixa de Archive...

O Display da caixa de Archive pode ser modificado e para tanto devemos pedir propriedades da mailbox em questão, ir até a guia Mailbox Features, clicar em Archive e clicar em Properties.

Na caixa que se abre podemos alterar o texto que será mostrado através do Outlook Web App (também conhecido como OWA - Outlook Web Access) e/ou Outlook 2010 e superiores.

Definindo Quota para o caixa de Archive...

Para alterarmos a Quota do Archive podemos pedir propriedades do usuário e ir até a guia Mailbox Settings e clicar em Archive Quota e depois em Properties.

Agora podemos alterar a quota para warning marcando a opção e definindo um valor.
Nota: Pela interface gráfica só conseguimos definir o Warning se precisarmos definir Quota total tem que ser pelo Shell, através do seguinte cmdlet Set-Mailbox <UserName> -ArchiveQuota 2GB

Visualizando a funcionalidade Archive no(s) cliente(s)...

Até agora vimos como habilitar no lado do servidor, agora no lado cliente vamos poder ver a caixa de Archive automaticamente no cliente Outlook 2010.

Ou ainda no cliente Outlook Web App (OWA), como mostrado na figura abaixo.

Visualiando as estatísticas de um Archive Mailbox

Se você deseja saber o quando uma Archive Mailbox está usando podemos usar a seguinte sintaxe:

Get-MailboxStatistics <Nome-do-usuario> -Archive

Reconectando uma Archive Mailbox desabilitada....

Caso você tenha desabilitado uma Archive Mailbox e ela tenha dados ela ficará como desconectada de acordo com a configuração do Mailbox Store, podemos sempre conectar a caixa de Archive com a antiga conta primária, para isto devemos ir até Disconnected Mailbox e bater com o botão direito em cima da caixa de Archive desconectada na direita e clicar em Connect to Primary Mailbox. Feito isso uma janela de diálogo será exibida, apenas clique em Yes para confirmar a operação.

Conclusão

Com este tutorial mostramos como podemos gerenciar este poderoso recurso de Archive do Exchange Server 2010.