Benefícios e dificuldades na implantação de sistemas ERP

Ao tomar a decisão pela utilização de sistemas ERP, as empresas esperam obter diversos benefícios. Por outro lado existem problemas a se considerar.

por Helbert Carvalho Tiago

            Os sistemas ERP são sistemas de informação adquiridos na forma de pacotes de softwares com a finalidade de atender a maioria das operações das empresas (RH, financeiro, contabilidade, projetos, educação, patrimônio, compras e etc.)

            Existem vários fornecedores de sistemas ERP no mercado, entre eles podemos destacar o R/3 da alemã SAP, Dynamics da Microsoft, o CORPORE RM, o AP7 Master e o Magnus da brasileira TOTVS que incorporou a (DATASUL, RM SISTEMAS e MICROSIGA).

            Os sistemas ERP possuem características que os diferenciam de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas, são eles:

Em relação ao modelo de processos, é preciso entender que, assim como os demais pacotes comerciais, os sistemas ERP não são desenvolvidos para um cliente específico. Eles procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Portanto, para que possam ser construídos é necessário que incorporem modelos de processos de negócio. Esses modelos são obtidos por meio da experiência acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementação ou são elaborados por empresas de consultoria e pesquisa em processos de benchmarking.

Os sistemas ERP realmente integrados são constituídos como um único sistema de informação que atende simultaneamente aos diversos departamentos da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que atendam isoladamente a cada um deles. Entretanto, o fato de um sistema ERP ser integrado não leva necessariamente ao desenvolvimento de uma empresa integrada. O sistema é meramente uma ferramenta para que esse objetivo seja atingido.

Os sistemas ERP são geralmente divididos em módulos, que representam conjuntos de funções que normalmente atendem a um ou mais departamentos da empresa. Na figura abaixo estão representados os módulos comumente utilizados em empresas e principais interligações entre eles.



Benefícios e dificuldades associadas aos sistemas ERP

            Ao tomar a decisão pela utilização de sistemas ERP, as empresas esperam obter diversos benefícios. Entre os benefícios apontados pelas empresas fornecedoras está a integração, o incremento das possibilidades de controle sobre os processos da empresa, a atualização tecnológica, a redução de custos com TI e o acesso a informações de qualidade em tempo real para a tomada de decisões. Por outro lado existem problemas a se considerar. Veja abaixo uma síntese de benefícios e dificuldades:

Benefícios:

A implementação envolve o processo de adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização e eventual customização do sistema, a carga dos dados iniciais, a configuração do hardware e software, treinamento dos usuários.

            A etapa de implementação é uma das mais criticas. As dificuldades decorrem do fato de envolver mudanças organizacionais e que implicam alteração nas tarefas e responsabilidades de indivíduos e departamentos. É importante que essas mudanças conduzam á otimização global de processos da empresa em contrapartida a otimização localizada de atividades departamentais. Devido á complexidade dessa mudança e dos conflitos que ela pode causar entre os envolvidos decorre a necessidade de intensa participação e comprometimento da alta direção da empresa nessa etapa para garantir a comunicação entre todas as equipes envolvidas.

            Importante consideração da etapa de implantação a ser feita é a decisão a respeito da maneira como será feita o inicio da operação do sistema ERP. Entre as opções existentes estão o big-bang, isto é, a entrada em funcionamento de todos os módulos em todas as divisões ou fábricas da empresa simultaneamente, o small-bang, isto é, a entrada em funcionamento de todos os módulos sucessivamente e a implementação em fases, no qual os módulos vão sendo implementados em etapas.

ESTUDO DE CASO

            Na atual empresa onde trabalho o processo de seleção foi conduzido pela área de tecnologia levantando as necessidades de informação junto aos usuários, definindo os requisitos de informação da empresa. Esse levantamento mostrou que a principal preocupação dos usuários era perder as funcionalidades adaptadas ao seu dia-a-dia. A nossa escolha foi pelo ERP da TOTVS (CORPORERM), na época antes da fusão sendo ainda a RM Sistemas.

            Foram implementados os módulos de RH, Projetos, Financeiro, Compras, Contabilidade e Educacional em um procedimento denominado

big-bang.

            A equipe do projeto era composta por usuários-chaves, analistas de sistemas e consultores. Os usuários da equipe foram indicados pelos gerentes dos departamentos entre aqueles funcionários que detinham maior conhecimento a respeito dos processos da empresa. A equipe contou com um número médio de 26 pessoas e era dividido em subequipes que cuidavam de cada um dos módulos que estavam sendo implementados. A equipe do projeto possuía dois diretores e um diretor da empresa de consultoria. Abaixo dessa diretoria estava à gerência de projetos composta por um gerente de projetos designado por nós e outro gerente da empresa fornecedora.

            Os usuários-chaves não participaram do projeto em tempo integral, o que segundo a equipe de projeto, acarretou problemas. Por não estar envolvido de maneira integral no projeto, foi mais difícil comprometer o usuário e torná-lo dono do seu módulo, isso muitas vezes deixando a equipe de informática a responsabilidade pelo sucesso da implantação.

Adaptação do sistema

            Quando a equipe de projeto não conseguia adaptar o sistema por meio de parametrizações e era necessário decidir entre customizar ou modificar operação da empresa, a equipe de projeto procurava decidir em conjunto a melhor alternativa. Estimamos que cerca de 80% do sistema CORPORERM foi adaptado a empresa sem a necessidade de customização.

Utilização do sistema

            Iniciada a utilização do sistema, a empresa enfrentou dificuldades dos usuários na operação do novo sistema. A equipe de projeto percebeu que o treinamento dos usuários finais foi voltado basicamente para funções que cada usuário deveria exercer sem que fosse transmitida a visão geral dos processos em que aquela função estava inserida.

            Os usuários acostumados a operar sistemas isolados sem que erros e atrasos não impedissem o prosseguimento das tarefas de outros departamentos, tiveram dificuldades de compreender a importância da digitação no momento correto e com valores corretos.

            O número de dúvidas por parte dos usuários foi muito grande e chegou a comprometer a performace da operação do sistema nos primeiros dias. Também foi grande a ansiedade dos usuários que tentavam localizar e recuperar as informações que necessitavam na forma como existiam no sistema anterior. Pelo fato da operação ter iniciado via big-bang foi necessário um grande esforço por parte da equipe de projeto para atender todas as solicitações de auxilio dos usuários.

            Vários benefícios foram atribuídos à característica de integração do sistema. Nesse sentido foram observados que os dados gerados pelos sistemas isolados eram enviados aos sistemas de outros departamentos no fim do dia, da semana ou do mês, dependendo do caso. Esse lapso de tempo permitia que os departamentos ocultassem erros que cobriam formas inadequadas de trabalho. O sistema ERP passou a exigir dados corretos em tempo real e tornou visível para toda empresa a maneira como um departamento trabalha.

            Foi observada a carência do CORPORERM no que se refere a relatórios, principalmente os relatórios gerenciais. Foi assinalado o custo adicional decorrente da necessidade de constante treinamento da equipe de TI em novas versões e o custo associado às mudanças de versão.

            A evolução profissional dos participantes do projeto e dos usuários finais também foi apontada como um dos benefícios não esperados do projeto. Efetivamente quando as pessoas passam a ser responsáveis pelas informações geradas, têm sua visão e conhecimento sobre os processos das empresas ampliados.