Implantação de softwares ERP

Este artigo visa ser o primeiro de uma série com objetivo de auxilar e repassr experiência no processo de implantação de sistemas de gestão ERP.

por Helbert Carvalho Tiago

SELEÇÃO DE SISTEMAS ERP

A implementação de softwares nas empresas pode ser feita através de desenvolvimento próprio, pela contratação de terceiros ou pela compra de pacotes de softwares disponíveis no mercado. Do ponto de vista econômico, tem sido, algumas vezes, mas vantajoso adquirir sistemas desse tipo no mercado.

Essa prática pode ser comprovada pela quantidade de alternativas disponíveis no mercado, bem como pelo avanço e sucesso de diversos fornecedores de sistemas ERP (Enterprise Resource Planing). A busca de software pronto pode se resumir a opinião de pesquisadores como Kale (2000) “A adoção desses sistemas pelas empresas ocorre pela necessidade de não reinventar a roda”. O esforço em mão-de-obra que seria empregado nesse trabalho deve ser utilizado para “auxiliar as áreas operacionais e tirar mais vantagens dessas ferramentas e complementar os pacotes com rotinas especificas da própria empresa.

Afinal como escolher em meio às várias ofertas o melhor software e fornecedor?

A falta de literatura especializada e tampouco o relato de empresas usuárias desse tipo de sistema em relatar as dificuldades, os erros e acertos cometidos durante o processo de aquisição é o dificultador que gera dúvidas na melhor opção.

O objetivo desse material é auxiliar as empresas e profissionais que desejam adotar este tipo de software no seu planejamento. As experiências aqui relatadas são do ponto de vista de um analista de sistemas de uma empresa de serviços de proteção ao crédito em Belo Horizonte – Minas Gerais.

2 – Iniciando o projeto

            O método para escolha de um sistema ERP é dividida em etapas, conforme abaixo, recomendações adotadas por grande parte das empresas.

Primeiros passos:

Seleção:

      A criação desse grupo é um dos pontos mais delicados do projeto, tendo em vista que deve se considerar aspectos humanos e políticos da empresa. A implantação de um sistema ERP é algo que irá comprometer toda a estrutura da empresa, portanto essa escolha deve refletir a opinião da maior parte da organização.

      Estancar as atividades de cada setor para levantamento dessas opiniões seria uma atitude insensata e improdutiva. Assim é conveniente que a alta direção designe um grupo de colaboradores, ou um colaborador que responda pelos interesses da organização. O ideal é a participação de pessoas que tenham a visão da empresa em sua totalidade, que conheça o funcionamento de cada atividade da empresa. O apoio da alta direção é condição indispensável para que o projeto caminhe segundo um cronograma.

      As pessoas no grupo de avaliação devem ter os mesmos direitos, obrigações e seus votos o mesmo peso. Embora o grupo possa eleger um dos membros como coordenador, a atuação do mesmo se restringe as formalidades de contato com os fornecedores.

2.1.2 Levantamento da sistemática e das necessidades

      Antes de iniciar avaliação dos sistemas ERP, é necessário que a empresa faça um levantamento dos processos de trabalho que deverão ser atendidos pelo sistema. É importante que a empresa tenha esse conhecimento de si, pois é o controle dessas atividades que constitui o objetivo fundamental dos sistemas corporativos. Deve se ter em mente o que há de problemas que possam ser solucionados pelo sistema a ser adquirido e quais as expectativas das pessoas que atuam na empresa. A grande vantagem de determinar as necessidades é que a empresa conheça com maior riqueza de detalhes sua forma de trabalho e, se possível, promova melhorias.

      Para cada processo deve se determinar uma pontuação quanto ao seu nível de importância.

Alto = 5

Médio = 2

Baixo = 1

      O produto dessa listagem será uma lista de funcionalidades que o sistema ERP deverá atender e seu grau de importância.

2.1.3 Determinação dos indicadores de desempenho

      A implementação de um sistema ERP deve representar um ganho para empresa, que seja na melhoria da qualidade nas atividades executadas, que na melhoria da informação. Portanto esses ganhos devem ser mensuráveis. A possibilidade de gerar os indicadores deve ser uma das mais importantes respostas que um sistema ERP tem que proporcionar.

Seleção de fornecedores

      Antes de contactar os fornecedores deve se estabelecer algumas premissas quanto ao perfil do fornecedor, limitando a pesquisa a uma quantidade de fornecedores.

      Deve se esclarecer aos fornecedores que sendo enquadrados no perfil desejado, serão convocados a demonstrar as funcionalidades do sistema de acordo com um roteiro previamente selecionado.

      Além disso, devem se considerar também as recusas dos fornecedores em não participar do processo de seleção, principalmente quando a recusa acontece por impossibilidade no atendimento no momento desejado. Sempre que possível é importante verificar as respostas prestadas pelos fornecedores principalmente em relação à estabilidade econômica da empresa e suas expectativas em relação aos avanços tecnológicos.

      É importante também comunicar a desclassificação aos fornecedores agradecendo a sua participação no processo. Além de ser uma postura ética, atenuando o desconforto da desclassificação, essa atitude tem objetivo de manter um bom relacionamento com o fornecedor.

Seleção de produtos

      Embora seja o último item a ser avaliado, convém à empresa possuir em mente o quanto quer pagar, limitando-se avaliar as alternativas de mercado em um orçamento plausível.

2.1.4 Avaliação funcional

Análise do material de divulgação

            O contato com o sistema ERP de cada fornecedor ocorre principalmente por meio de material de propaganda, folhetos explicativos e artigos em revistas especializadas.

            Este material será muito importante quanto apresentação do fornecedor, uma vez que todos os itens presentes no material deverão ser demonstrados pelo fornecedor.

Análise das funcionalidades

            A avaliação das funcionalidades do software deve ser feita mediante apresentação pelo fornecedor. Convém que a demonstração ocorra nas instalações do fornecedor, por duas razões. A primeira é a criação de uma empatia com o fornecedor, por meio do seu atendimento e instalações. E a segunda é evitar contato maior do fornecedor com as instalações da empresa.

Os participantes da avaliação devem ser os membros do grupo de responsabilidade e a regra é que as mesmas pessoas participem de todas as demonstrações, para que possam formar um conceito global de todos os sistemas ERP que forem avaliados.

É necessário enviar a lista de funcionalidades que a empresa esta querendo avaliar e deixar claro para o fornecedor que o seu sistema ERP será avaliado somente por aqueles itens. Isso evita surpresas e perda de tempo com detalhes de menor importância.

A conduta básica dos avaliadores deve ser de que o fornecedor deve mostrar no sistema o que a empresa quer ver e não o que o fornecedor quer mostrar. 

Avaliação de clientes

            A primeira fonte de indicação dos clientes do sistema ERP é o próprio fornecedor, que certamente irá indicar aqueles que estão mais satisfeitos com o sistema. Corre se o risco de uma conversa com o cliente ser apenas uma encenação. Para evitar a participação do fornecedor, convém solicitar apenas um portfólio de seus atuais clientes e que apresentam características similares a empresa, sendo que a escolha de quem deve ser entrevistado é uma atribuição exclusiva da empresa e deve ser tratada com o máximo de sigilo.

            Se possível, obter do fornecedor algum depoimento por escrito, deixando claro entretanto que essas informações serão de uso exclusivo e confidencial.

Itens a serem avaliados em questão de parque tecnológico

            Jamais acredite nos requisitos básicos de hardware apresentado pelo fornecedor, multiplique os valores apresentados por ele por dois, dependendo da aplicação o hardware irá sofrer grande carga.

            Em minha experiência em implantação de ERP incluímos no orçamento a compra de servidor, memórias e computadores novos. Vale ainda observar os seguintes itens:

• Configurações de servidores, estações e demais periféricos
• Sistema operacional dos servidores e das estações
• Configuração Banco de dados
• Quantidade de usuários