Economizando Papel com XOOPS

Este artigo aborda a utilização de tecnologia web para redução de papel nas empresas.

por Leonardo Pinheiro da Costa

O XOOPS (EXtensible Object Oriented Portal System) é um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (SGC), do inglês Content Managment System (CMS). Possibilita a criação de sites dinâmicos, sendo ideal para projetos em pequena e grande escala de portais, comunidades virtuais, sites de notícias, intranets ou weblogs.

Por: Leonardo Pinheiro da Costa

Com a crescente preocupação com as questões ambientais a T.I não podia ficar de fora, muito se fala atualmente na “I.T Green” que veio para revolucionar as boas práticas de T.I nas questões ambientais com a redução do consumo de papel e energia nos Data Centers.

Com a tecnologia web podemos reduzir significantemente a utilização de papel em alguns casos dependendo do nível de maturidade abolir completamente o seu uso. Algumas tecnologias possibilitam isso, temos o GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) que tem muitos benefícios, mas pelo seu alto custo de manutenção e Investimento algumas empresas acabam desistindo do projeto. Neste caso podemos tentar minimizar este impacto financeiro, tendo em vista que a T.I não “gera receita”, utilizando ferramentas Opensource (Código Livre). Neste caso utilizando os seguintes Sistemas:

Apache ( Servidor WEB)
• PHP (Linguagem de Programação)
• MySql (Banco de Dados)
• XOOPS (Gerenciador de Conteúdo)
• Módulo DMS do XOOPS

O principal objetivo é utilizar o DMS do XOOPS para gerenciar os documentos eletrônicos de forma dinâmica e seguindo padrões e normas de qualidade, reduzindo a utilização de papel como: manuais, normas, rotinas, formulários, etc. O DMS é compatível com qualquer extensão de documentos, mas por questões de política de segurança sugiro a conversão dos documentos para o PDF-A que dificultará a Fuga e/ou alteração dos da Empresa.

Principais Benefícios:

Colaboração e Interação dos empregados;
• Acesso aos documentos em real time;
• Documentos atualizados;
• Redução de Custo de Impressão e utilização de papel;
• Proteção dos documentos;
• Otimização do espaço físico, pois não há necessidade de guardar papel;
• ROI (Return On Investment) ou retorno sobre investimento em pouco tempo.

A observação a ser feita seria na questão de suporte, pois não há suporte por ser um sistema opensource em que todos colaboram. Esta breve explanação é uma breve visão da FrameWork XOOPS + DMS. Existem outras ferramentas semelhantes e que abre a divergência entre si. O que se deve fazer é testá-las e analisar se atende à necessidade do seu Negócio.