Criando uma Metodologia de Gestão de Projetos Flexível

O artigo aborda características e questionamentos importantes que devem ser levados em consideração no momento da criação e revisão de uma metodologia de gestão de projetos, tais como: Flexibilidade, Independência de Frameworks e Participação do Cliente.

por Bruno Salles

Introdução:

A Maioria das empresas dos mais diversos portes e segmentos vivenciam a complexidade dos projetos. O nível de exigência sobre os resultados esperados e a expectativa de valor agregado é cada vez maior. Sendo assim, se torna fundamental a excelência na condução dos projetos. Neste momento surge a seguinte pergunta:

Qual a metodologia mais adequada na gestão dos projetos?

Objetivo deste artigo é abordar as principais características que influenciam o sucesso do processo de criação e atualização de uma metodologia de gestão de projetos, independente dos padrões e frameworks utilizados.

O primeiro passo é definir o conceito de metodologia, como um conjunto de processos, métodos e ferramentas adequadas para os procedimentos da organização, estrutura, maturidade e dimensões dos projetos das empresas. Em alguns casos, esse conceito é confundido com Frameworks, como por exemplo o PMBOK, que  reúne as melhores praticas em gerenciamento de projetos aprovadas mundialmente. Desta forma um Framework pode servir como base para construção de uma metodologia. Essa diferença é fundamental, muitos cometem erros quando utilizam frameworks ao pé da letra sem considerar as particularidades do seu negócio.

O resultado esperado após a implantação de uma metodologia é aumentar o nível de sucesso dos projetos e atender a expectativa dos Clientes, sejam internos ou externos à organização. A garantia de satisfação dos Clientes não se restringe apenas à metodologia e sim como um dos principais objetivos estratégicos de uma empresa. Desta forma os processos responsáveis por essa interação devem considerar as suas opiniões, segmentos e culturas na definição de uma metodologia.

Abaixo estão detalhados alguns aspectos:

Uma empresa XPTO executa projetos que geram produtos similares para ambos segmentos. Apesar da semelhança nas entregas dos projetos, os processos, métodos e ferramentas utilizadas são distintos.Para a empresa financeira o projeto deverá seguir aspectos de auditoria (Sarbanes Oxley) e segurança.  Já para a empresa de telecomunicações estão previstos padrões de qualidade próprios que diferem dos financeiros.

O exemplo acima ilustra uma típica situação das empresas prestadoras de serviços. Embora os produtos do projeto são equivalentes, seus métodos, ferramentas e processos devem ser flexíveis a ponto de contemplar as necessidades dos clientes. Caso contrário serão adotados procedimentos não previstos (gambiarras) para garantir a entrega do projeto e isso faz com que a metodologia perca credibilidade na organização. Portanto considere o segmento de mercado dos seus Clientes no momento da definição de uma metodologia.

 

• Analisar o Perfil dos Clientes – Essa análise visa identificar a cultura organizacional dos Clientes e adaptar à metodologia. Como por exemplo o nível de formalização exigido nos projetos, que pode variar de atas de reunião assinadas pelos participantes até acordos baseados em parceria com o mínimo de formalização.

Observe duas empresas com perfis diferentes que compartilham a mesma metodologia:

A empresa XPTO possui um perfil clássico com foco no planejamento e crê na previsibilidade do futuro através de análises. Já a empresa XYZ possui o perfil Evolucionário com foco na execução e no cenário atual. Caso sejam desconsiderados alguns artefatos e ferramentas de planejamento, a empresa XPTO ficará insatisfeita, o mesmo se aplica para a empresa XYZ caso seja enfatizada etapas e fases excessivas de planejamento. Contudo, essa situação reflete o nível de relevância do perfil do cliente em relação aos documentos, ferramentas e processos de uma Metodologia.

Os dois aspectos acima ressaltam a importância da relevância do cliente na definição de uma metodologia, a principal premissa para a adoção dessa abordagem é a flexibilidade. Melhor que seja o trabalho de definição de uma metodologia dificilmente conseguirá prever todas as situações, pois o ambiente organizacional é constantemente influenciado por forças internas e externas tornando-o mutável.

Uma metodologia torna-se flexível quando os métodos, ferramentas e processos que a compõem estão preparados para considerar as diferenças entre os projetos de uma organização. Ou seja, podem existir vários processos com o mesmo objetivo com controles, artefatos e padrões diferentes.

É importante ressaltar que flexibilidade não significa falta de regras e não se opõem a disciplina. Antes de efetuar uma modificação ou  exceção é importante que seja discutido e aprovado pelos responsáveis das mudanças na  metodologia. Caso contrário poderão existir metodologias departamentais e isoladas, enfraquecendo e dificultando os objetivos corporativos.

Conclusão:

Neste artigo foi possível  observar características e objetivos comuns que ocorrem com a maioria das empresas quando decidem criar ou manter uma metodologia de gestão de projetos. Porém o contexto geral mostra que não existe uma formula pronta, e sim princípios que devem ser considerados e adaptados para a realidade das empresas. No entanto a metodologia mais adequada deve adaptar-se as particularidades e necessidades distintas dos participantes dos projetos, fazendo que sintam necessidade de utilização. Por isso não adapte a sua empresa à metodologia e sim a metodologia à empresa.