Exchange Server and Disclaimer

Com este tutorial mostraremos quais são as possíveis soluções para o disclaimer.

por Anderson Patricio

Autor: Anderson Patricio / Rodrigo Rodrigues

Overview

Um assunto que aparece semanalmente nos fórums é a configuração de disclaimer no Exchange Server, neste tutorial estaremos abordando o tema de forma ampla, ou seja, o que fazer quando se possui Exchange Server 2003 ou 2007, e quais são as possíveis soluções para cada ambiente.

Solução

Para facilitar o entendimento vamos abordar o tema por versão do produto, como segue:

Exchange Server 2000/2003

Nativamente o produto não tem nenhuma configuração para adicionar um disclaimer as mensagens, no entando o Exchange Server 2007 permite a utilização de SMTP Event Sinks que nada mais é que um código que pode alterar mensagens em trânsito e com isto adicionar um disclaimer, isto pode ser feito através de um Script em vbs.

Para usar este recurso para adicionar um disclaimer usando SMTP Event sinks, os seguintes documentos podem ser utilizados:

• Microsoft KB (http://support.microsoft.com/?kbid=317680)
  Esta é a documentação oficial da Microsoft para fazer o processo de disclaimer no Exchange Server 2000/2003.
• Disclaimer Fun (http://www.msexchange.org/articles/Disclaimer-Fun.html)
  É um artigo escrito pelo Rui J.M. Silva onde o mesmo explica detalhadamente o processo de criação de tal SMTP Event Sink.

Você ainda pode pensar em fazer uma migração para o Exchange Server 2007 (você pode ler na seção abaixo o que pode ser feito com o produto) ou ainda contar com ajuda de software de terceiros (última seção deste tutorial).

Exchange Server 2007

Usando o Exchange Server podemos criar Transport rules e esta funcionalidade permite criar um disclaimer para a empresa, infelizmente não podemos usar imagens e grandes recursos, mas ao menos podemos criar nativamente um rodapé para toda a empresa e também podemos aplicar a determinados usuários devido a flexibilidade das Transport Rules no produto.

Em relação o que deve ser feito no Exchange Server 2007, existe um tutorial explicando todo o processo, como segue:

Ferramentas de terceiros

Digamos que você não deseja fazer upgrade para o Exchange Server 2007 e vai manter o Exchange Server 2003 por mais um tempo, e precisa da solução de disclaimer por mais um tempo. Neste caso você pode estar olhando alguns dos seguintes fabricantes que tem a configuração de disclaimer:

• eXclaimer (www.exclaimer.ca)

Este produto é realmente muito bom, e caso você pretenda fazer upgrade para o Exchange Server 2007 no futuro você não estará perdendo dinheiro o produto possui uma versão para o Exchange Server 2007 que complementa as regras de transporte, muitas das funcionalidades que não conseguimos alcançar ainda com as regras de transporte são sanadas pelo eXclaimer.
Um ponto forte do produto é a integração com o Active Directory, você pode criar por exemplo um disclaimer para todos os funcionários baseados nos atributos do Active Directory do usuário, quando ele mandar uma mensagem o nome completo do usuário, ramal, endereço, telefone vai vir do Active Directory, se você possui um AD com todas informações esta funcionalidade permite que toda empresa tenha um padrão de assinatura como também um único ponto para mudança.

• GFI (www.gfi.com)

A GFI é famosa por ter boas soluções na maioria dos casos simples e com um preço acessível, até um tempo atrás um disclaimer simples (um banner para toda empresa) era gratuito.

• Lista de software de terceiros (www.msexchange.org/software)

Existem vários parceiros que tem soluções deste tipo, um bom local para iniciar uma procura de achar uma ferramenta que se adapte a sua necessidade e custo é o MSExchange.org onde tem uma lista de vários vendors de Exchange Server. Fora isso live.com também é sempre uma saída :)

Usando scripts

Todas as formas vistas até então foram no lado servidor, porque é a melhor forma de se efetuar mudanças quando falamos em ambiente corportativo. A partir do momento que podemos controlar todos os usuários e algumas exceções em nível de servidor a manutenção e gerenciamente fica mais simples e eficaz.

No entando, podemos estar utilizando scripts em conjunto com algumas Group Policies para fazer a configuração dos usuários para utilizarem Outlook, mas ai podemos ter mais problemas quando vamos em nível de usuários, tais como múltiplos profiles, versão de Outlook e etc.

Principais problemas durante o processo de implementaçao...

Como consultores de Mensageria e Colaboração podemos citar alguns pontos que podem ajudar no processo de criaçào de Disclaimer em uma empresa, seguem os mesmos:

• Informar o usuário é a chave principal, digamos que você está implementando o eXclaimer que adiciona automaticamente todo o rodapé com todos os dados do usuário. Tecnicamente a solução é perfeita, mas os usuários tem que ser avisado para não usarem mais rodapés nas configurações do Outlook
• Procure sempre tentar pelo lado servidor ao invés de trabalhar com o lado cliente
• Se for utilizar soluções que busquem do AD informações, faça com o que o usuário tenha oportunidade de alterar suas próprias informações através de algum website interno
• Sempre haverá exceções, validate isto antes de colocar o disclaimer em prática e faço o teste das exceções do produto escolhido
• Fase de testes, use um conjunto de usuários para teste e pega a experiência deles para aplicar para um grande número de usuários

Conclusão

Com este tutorial mostramos quais são as possíveis soluções para o disclaimer.