Reduzindo custos com pesquisas usando MOSS 2007

O SharePoint Enterprise Search se apresenta como uma solução eficiente para sistemas de busca complexos e escaláveis a fim de prover soluções em ambientes complexos de gerenciamento de informações.

por Backer Rosa

Em maio de 2006 o IDC (www.idc.com) já apontava em seu estudo intitulado “The Hidden Cost of Information Work” o elevado custo que a busca por informações representa para as organizações. Segundo este estudo, um único funcionário gasta em média mais de 9 horas semanais em busca de informações específicas, figurando esta atividade em quarto lugar no ranking das que mais tomam tempo das pessoas nas organizações. Além disto, outras atividades relacionadas à busca por informações também são elencadas pela pesquisa: Consolidação dos múltiplos formatos de um mesmo documento, buscas infrutíferas, recriação de conteúdo não encontrado, publicação do mesmo documento em diferentes plataformas, controle de versões, entre outras. Somando a isto o crescimento exponencial na quantidade de informação produzida ano a ano, não é difícil imaginar que os custos com a busca por informações tende a aumentar.

Tudo isto, torna os requisitos de pesquisa em soluções de gerenciamento de conteúdo tão importantes quanto outros requisitos, sejam eles funcionais ou não. Entretanto, diversos são os problemas que tornam um sistema de pesquisa ineficiente para atenuar os problemas provenientes do excesso de informação.

Pesquisas restritas
Aplicativos capazes de realizar pesquisas apenas em seus próprios dados, pressupõem que os usuários ao menos saibam em que ponto devam iniciar suas pesquisas. Ou seja, o usuário precisa ao menos ter o conhecimento do sistema onde a informação está armazenada para, a partir daí, realizar a sua busca.

Indexação restrita
Ainda que um sistema de busca tenha acesso aos diversos sistemas envolvidos, também é necessário assegurar que todos os dados pertinentes estejam indexados e, desta forma, disponíveis às soluções de pesquisa. O usuário deve ser capaz de pesquisar e encontrar a informação necessária independentemente do local ou formato desta informação.

Classificação insatisfatória dos resultados da pesquisa
Os resultados mais relevantes para uma pesquisa devem estar disponíveis logo nos primeiros ítens apresentados pelo resultado da pesquisa. É necessário um sistema que classifique os conteúdos de forma eficaz para garantir uma boa experiência de busca ao usuário.

Pesquisa Web x Pesquisa Corporativa
A experiência do usuário com as pesquisas disponíveis na internet exige que os projetos de solução de pesquisa corporativa apresentem, no mínimo, os recursos já disponíveis por estes sistemas de busca. Além disto, existem fatores extras que devem ser considerados quando se trata de pesquisas corporativas:
Desempenho da pesquisa – quando se trata de ambiente corporativo, é importantíssimo considerar o tempo despedido para obter as informações necessárias.
Segurança e privacidade dos dados – Em ambientes corporativos, é necessário que a informação esteja acessível apenas para o publico correto. A confidencialidade da informação é um requisito importante nestes ambientes.
Escalabilidade – Os recursos de pesquisa devem estar aptos a acompanhar o crescimento da organização.

Flexibilidade – O resultado da pesquisa deve estar disponível de forma flexível para a manipulação.
Métricas – Constantes avaliações são necessárias para o aprimoramento do sistema de pesquisa. Desta forma é possível alcançar maior eficácia nos resultados apresentados.

Como Sharepoint Enterprise Search pode auxiliar
O Sharepoint Enterprise Search apresenta diversos mecanismos para implementar soluções eficazes de buscas corporativas.
Pesquisas em diversas fontes de dados
Além de pesquisar seus próprios dados e documentos gerenciados, o Microsoft Sharepoint é capaz de indexar informações em outros sistemas utilizando diversos protocolos:

HTTP – indexação de sites externos.

Exchange – indexação de pastas públicas do Exchange.

Arquivos compartilhados – indexação de arquivos localizados em compartilhamentos de rede.

Lotus Notes – Indexação de dados armazenados em sistemas Lotus Notes.

BDC (Business Data Catalog) – Indexação de sistemas mapeados no SharePoint como catálogos de dados relacionais externos.

Além disto, é possível desenvolver protocolos personalizados para comunicação com o Sharepoint.

Indexação abrangente
O Enterprise Search utiliza protocolos chamados de iFilters para manipular e indexar os diversos tipos de arquivos disponíveis para consulta. Para garantir flexibilidade na abrangência de indexação, além de disponibilizar iFilters padrão, é possível instalar novos iFilters para manipulação de arquivos proprietários e disponibilizados pelos seus fabricantes. Além disto, é possível desenvolver iFilters customizados. Por padrão, o Enterprise Search é capaz de indexar bases de dados relacionais, documentos Microsoft Office e arquivos HTML. A Adobe disponibiliza iFilter para indexação de arquivos do tipo PDF para a plataforma 32 bits.
Aprimorando o resultado de pesquisas

O Enterprise Search dispõe de métodos eficientes para a classificação dos resultados de uma pesquisa, baseados nas propriedades dos documentos e hierarquia do site. Em geral, não é necessário alterar tais métodos, mas é possível customizar a forma como estes resultados são classificados. Além disto, o Enterprise Search dispõe de ferramentas para aprimorar esta classificação e disponibilizar resultados satisfatórios:


Best Bets – Capacidade de cadastrar os melhores resultados para determinados critérios de busca.

Dicionário de sinônimos – É possível personalizar o dicionário de sinônimos, atribuindo significado aos termos pesquisados e melhorando a qualidade dos resultados.

Níveis prioritários – Capacidade de indicar os níveis hierárquicos que contêm as informações mais relevantes para as buscas realizadas.

Sugestão de ortografia – O Sharepoint é capaz de sugerir outra grafia para palavras digitadas incorretamente, baseada no corretor ortográfico da ferramenta.

Configuração de hierarquia baseada no tipo de arquivo – Capacidade de indicar os arquivos mais relevantes para os resultados das pesquisas.
Robustez e Escalabilidade

Através da configuração de clusters e farms é possível projetar soluções de alto desempenho para organizações de todos os portes. A arquitetura baseada em papéis definidos na solução de pesquisa permite distribuir as diversas tarefas envolvidas no serviço de pesquisa em diferentes servidores, permitindo flexibilidade e escalabilidade.

Acessibilidade dos resultados
A informação disponibilizada de diversos formatos se adapta aos usos freqüentes necessários dentro de uma organização.

Feeds RSS – O usuário pode acompanhar a atualização dos resultados de suas pesquisas através de qualquer leitor de RSS, como o próprio Outlook.
Alertas por e-mail – É possível se cadastrar para receber atualizações no resultado de pesquisas por e-mail.

Exportação dos dados – O Sharepoint dispõe de ferramentas para a exportação dos resultados das pesquisas para documentos Microsoft Office.
Ferramentas para customização

É possível customizar as buscas do Enterprise Search para se adaptar a sistemas externos de diversas formas.

Chamadas HTTP – Através de parâmetros padrão, é possível fazer chamadas HTTP do tipo GET à ferramenta de busca do Sharepoint a partir de sistemas externos ou webparts customizadas.

Customização da interface de busca – É possível customizar as interfaces de consulta e resultados de busca através de editores de arquivos XSL.

Extensão do sistema de busca – A estrutura de objetos do mecanismo de busca está disponível para a construção de webparts customizadas que estendam as ferramentas de busca padrão.

Busca de talentos
Em um ambiente organizacional, pode ser importante encontrar as pessoas através de capacidades e perfis. O Sharepoint permite customizar o cadastro de usuário criando novas propriedades, importando informações de usuários de diversas fontes (inclusive servidores de domínio) de forma sistemática, além de disponibilizar dados referentes à capacidade e atividades desenvolvidas dentro da organização.

Conclusão
O SharePoint Enterprise Search se apresenta como uma solução eficiente para sistemas de busca complexos e escaláveis a fim de prover soluções em ambientes complexos de gerenciamento de informações.