Projetos de Software – A importância de um Executivo Patrocinador

Esse artigo pretende discutir a importância estratégica da identificação e do envolvimento de um executivo patrocinador de um projeto de software visando o sucesso na obtenção dos objetivos do mesmo.

por Márcio Andrade Silva

As empresas têm buscado cada dia mais entregar produtos e serviços personalizados para seus clientes dentro de prazos e custos reduzidos e com qualidade elevada. Muitas organizações, especialmente aquelas voltadas ao desenvolvimento de software tem adotado uma forma de trabalhar que seja mais ágil e adequada a crescente demanda pelos seus produtos. Essas organizações procuram agrupar pessoas, equipamentos e todo tipo de recurso necessário, mobilizando-os para execução dos trabalhos necessários por um tempo determinado, entregando ao final deste prazo um produto e/ou serviço único, para então desmobilizar essas pessoas e recursos, alocando-os em novas tarefas. Essas organizações trabalham sobre uma estrutura conhecida genericamente como “organizações projetizadas”.

Nas empresas produtoras de software que já utilizam uma estrutura de trabalho voltada para projetos, os papéis de cada participante são bem divididos e conhecidos. Assim sendo é comum encontramos as seguintes figuras ou “stakeholders” em um projeto: Gerente de projetos, analista de negócios, analista de sistemas, usuário, programador e uma miriade de outros perfis profissionais necessários a confecção de um software. Entretanto, entre todos os participantes de uma equipe de projeto, uma figura de suma importância tem sido constantemente tratada superficialmente. Ele (a) pode ter vários nomes: Patrocinador, Sponsor, executivo-chefe, porém vamos chama-ló aqui de “Executivo Patrocinador”.

O executivo patrocinador tem a grande missão de disponibilizar todos os meios possíveis para que os objetivos de um projeto de software sejam atendidos. Ele (a) é por assim dizer o grande interessado na execução do projeto, pois devido a sua posição na hierarquia da empresa, consegue visualizar todos os ganhos advindos da conclusão do projeto, ou as perdas da não conclusão do mesmo. Da frase acima se desprende que o executivo patrocinador deve ser alguém imbuído de poder formal na empresa, para que possa fornecer ao gerente de projeto e sua equipe os subsídios necessários à execução das atividades para que o projeto atinja seus objetivos propostos no plano de projeto.

Um executivo patrocinador fraco ou omisso é sem dúvida nenhuma a causa do fracasso de grande número de projetos. Um gerente de projetos designado pela administração da empresa para tocar um projeto deve ter em mente que identificar e conseguir o apoio do executivo do projeto é determinante para a execução das obrigações pelas quais esta responsável. O gerente do projeto vai precisar durante diversas fases da execução das tarefas de um projeto, que o executivo patrocinador interfira positivamente a seu favor, ora conseguindo liberação de recursos (dinheiro, pessoas, equipamentos, etc.) necessários ao projeto, ora aparando arestas junto ao cliente final do projeto, ou mesmo servindo de apoio as decisões técnicas e gerenciais tomadas pelo gerente de projeto e sua equipe.

O executivo patrocinador deve ser informado permanentemente pela equipe de projeto sobre o andamento do mesmo. A periodicidade e a granularidade das informações passadas ao executivo patrocinador devem ser definidas no plano de comunicações do projeto, conforme definido na fase de planejamento do projeto.

Concluindo, temos que acrescentar que o executivo patrocinador deve ter suas atividades e responsabilidades definidas como parte do plano de projeto e que este deve ser de conhecimento de todos os envolvidos no projeto, tanto por parte do cliente quanto pela empresa desenvolvedora. Consiga um bom executivo patrocinador e seu projeto começará com o pé direito. Boa sorte!