Reuniões de Levantamento: como torná-las produtivas?

Um dos primeiros passos do processo de desenvolvimento de software é definir o que ele deverá fazer e a quem ele deverá atender...

por Mauro Vianna

Um dos primeiros passos do processo de desenvolvimento de software é definir o que ele deverá fazer e a quem ele deverá atender. O ponto chave é o levantamento de requisitos. Para pequenos projetos este levantamento não apresenta grandes desafios, porém como devemos agir em grandes sistemas de software, envolvendo processos complexos e diversos perfis de usuários e profissionais diferentes?

Joint Application Development (JAD)

Uma técnica interessante para levantamento de requisitos foi desenvolvida pela IBM nos anos 70: Joint Application Development (JAD). Desde então ela tem sido alterada e adaptada por diversas pessoas para as suas reais necessidades.

Os princípios básicos do JAD são simples:

• Ninguém é melhor para explicar um determinado processo do que as pessoas que trabalham com ele.
• Os profissionais de TI são os mais preparados para identificar as possibilidades que a tecnologia oferece, assim como suas limitações.
• Sistemas de informação e processos do negócio não são isolados.
• Os melhores sistemas de informação são resultado do trabalho conjunto de todas as pessoas envolvidas: profissionais de TI, usuários, gestores, analistas de negócio, etc.

No entanto, como podemos juntar todos estes profissionais de forma ordenada? O objetivo do JAD é justamente esse: organizar as reuniões que discutem o próprio processo de levantamento de requisitos e gerenciamento do projeto. Ou seja, o JAD é um processo de gerenciamento de projetos. Em particular, o JAD pode ser muito útil para a etapa de levantamento de requisitos.

Componentes do JAD

Um dos pontos fortes do JAD são as sessões. Uma sessão nada mais é do que uma reunião com profissionais envolvidos no projeto. Mas para que esta reunião seja produtiva, vários aspectos devem ser bem definidos. O primeiro é a equipe.

Equipe do JAD

Uma equipe típica de JAD vai envolver os seguintes papéis:

Facilitador: muitas vezes representado pelo líder do projeto, este papel é o mais crítico das sessões JAD. Cabe ao facilitador garantir que a sessão será conduzida adequadamente e que a opinião de todos seja ouvida. Para tal o facilitador deve ter a autoridade e responsabilidade reconhecidas. Habilidade para lidar com pessoas é essencial.

Gestor: Este é o patrocinador do projeto. Usualmente é representado pelo diretor ou gerente da área a qual o sistema irá atender. Apesar dele provavelmente não participar de todas as sessões, é importante que ele participe da primeira e última sessões. O facilitador trabalhará bastante ligado ao gestor, fornecendo resumos das sessões e definindo metas regularmente.

Especialistas: Os especialistas são tipicamente os profissionais de TI. São eles que conhecem as tecnologias disponíveis para serem aplicadas e podem avaliar as vantagens e limitações das soluções propostas.

Clientes: Estes são os usuários do sistema e/ou analistas de negócio. É para atender estas pessoas que o sistema será desenvolvido. Estas são as pessoas que entendem do negócio e que poderão dizer o que é necessário e como os processos de negócio podem e devem ser melhorados.

Anotador: O anotador é o responsável por registrar o que foi discutido na sessão JAD. Cabe a ele registrar o que foi dito, quais decisões foram tomadas, por quem e por que. Notebooks e gravadores podem ser ferramentas úteis para o anotador.

Gerenciador de tempo: O gerenciador de tempo tem como responsabilidade monitorar o andamento da sessão com base no tempo estimado. Cabe a ele avisar aos membros da sessão quando o tempo para cada assunto estiver sendo ultrapassado, assim como reservar um tempo ao fim da sessão para considerações finais.

Quadro do projeto JAD

O Processo do JAD

O processo do JAD gira em torno das sessões, mas não está limitado às mesmas. O sucesso da aplicação desta técnica é baseado nas tarefas de preparo e finalização das sessões, tanto quanto na condução das sessões em si. Antes mesmo da primeira sessão de JAD, o gestor e o líder do projeto se encontrarão para definir alguns pontos. Em particular é preciso definir o escopo e a composição da equipe que irá participar das sessões. Uma ferramenta do JAD adequada para esta tarefa é o quadro do projeto, apresentado no artigo.

Quadro do Projeto

O quadro do projeto é criado inicialmente pelo líder do projeto e o gestor. Ele dá uma visão geral dos objetivos, assim como do escopo do projeto. Este quadro tem um papel importante na condução das sessões JAD e é recomendado que esteja sempre à vista durante as sessões (ex: flip chart).

Sessão JAD: Condução

A condução das sessões JAD é muito importante. Todos sabemos como reuniões tendem facilmente a sair do foco e se tornarem improdutivas. O JAD utiliza os seguintes recursos para mantê-las dentro da proposta:

• O facilitador é neutro: ele não opina nos assuntos discutidos, mas pode direcionar os assuntos conforme o planejamento inicial. Cabe a ele também evitar que determinados indivíduos dominem a reunião.
• O anotador está dedicado a registrar os assuntos discutidos e decisões tomadas, liberando assim os outros membros a participar das discussões sem perder tempo com anotações.
• O gerenciador de tempo vai evitar que determinadas discussões demorem demasiadamente, evitando assim que outros assuntos não sejam abordados.
• O quadro do projeto serve para lembrar os assuntos em foco e os que estão fora do foco, impedindo assim discussões infrutíferas.

A primeira sessão em particular é importante, pois é nesta reunião em que o processo do JAD é explicado, assim como os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe. Nesta sessão é importante a presença de todos os membros, incluindo o gestor. A última sessão servirá como um sessão de finalização (post-mortem), onde os objetivos definidos inicialmente devem ser revisados e teoricamente todos foram atingidos. Todas as sessões JAD devem seguir a seguinte estrutura:

• Abertura: apresentação dos tópicos a serem discutidos.
• Discussões: discussão dos tópicos em sequência, respeitando o tempo delimitado para os mesmos.
• Finalização: considerações finais e próximos passos como agendamento da próxima sessão, pontos que necessitam aprofundamento, etc.

Após as sessões, as anotações do anotador devem ser transformadas em uma ata e disponibilizadas para todos os membros da equipe. É interessante que haja um intervalo entre as sessões, pois alguns assuntos a serem discutidos na sessão seguinte podem demandar algum levantamento de informações por parte dos membros da equipe. Além disso, este tempo permite que as idéias amadureçam. O JAD é um processo para tornar reuniões mais produtivas, em particular as que envolvem grande quantidade de pessoas. Existem várias variações do processo original.

A versão apresentada neste artigo é resumida e baseda em discernimento exclusivo do autor. Para aqueles que pretendem aplicar esta técnica, sugiro pesquisar outras fontes para avaliar diversas versões e adaptá-las para a sua realidade.

Checklist JAD

Um checklist útil para o JAD é apresentado abaixo:

1. Definição do projeto:
   1. Criação de um “quadro” do projeto pelo líder do projeto e pelo gestor
2. Seleção da equipe que irá participar do JAD:
   1. Definida pelo líder do projeto e pelo gestor
3. Primeira reunião do JAD (kick-off):
   1. Apresentação do processo do JAD para iniciantes e definição dos papéis, incluindo nível de autoridade e responsabilidade.
4. Reuniões JAD (fases de planejamento, projeto e análise):
   1. Discussões para detalhar o que será feito no projeto
   2. Discussões sobre como o projeto será feito
   3. Planejamento de tarefas e responsáveis
   4. Definição de cronograma
5. Reuniões JAD (fases de desenvolvimento, execução):
   1. Acompanhamento do projeto
   2. Acertos de rumo do projeto
6. Reunião JAD final (finalização):
   1. Revisão dos objetivos atingidos
   2. Revisão do projeto
   3. Definição de novos passos (se houver)