MOF: Gerenciamento Financeiro - SMF (Financial Management)

Iremos ver neste artigo os processos sugeridos pela SMF Financial Management do MOF que garantem responder pelos custos envolvidos com os serviços prestados por TI, sugerindo também mudanças nos serviços atuais.

por Cleber Farias Marques

Objetivo

Iremos ver neste artigo os processos sugeridos pela SMF Financial Management do MOF que garantem responder pelos custos envolvidos com os serviços prestados por TI, sugerindo também mudanças nos serviços atuais, boa leitura para todos.

Introdução

Obs.: Achei melhor deixar alguns termos em inglês mesmo porque na maioria das vezes iremos trabalhar com eles desta forma no mercado.

A SMF Financial Management - Gerenciamento Financeiro, terá que ser capaz de responder pelos custos envolvidos com os serviços prestados por TI, atribuindo o custo de cada serviço oferecido de forma que este custo possa ser recuperado e entendido. Uma de nossas tarefas aqui é apresentar Business Cases sugerindo mudanças nos serviços atuais com base nos custos envolvidos, deveremos também identificar os custos de ativos e atividades para fazer uma distribuição razoável destes custos de acordo com o serviço utilizado por cada cliente, desenvolvendo orçamentos baseados em atividades planejadas para o futuro analisando os custos e os benefícios das mudanças propostas ou de novos serviços. A cada mudança deveremos levar em conta também o impacto financeiro, o período de Payback, o TCO, o valor presente líquido (VPL) entre outros.

Definições Importantes

Para entendermos melhor este artigo e a documentação oficial para esta SMF vamos conhecer algumas definições importantes que também são recomendadas pela Microsoft na própria documentação do MOF, lembrando também que mesmo algumas definições sendo as mesmas encontradas no mercado muitas delas são feitas com base nesta SMF.

Capital Costs: São os custos relacionados com a compra ou o aumento de preço de um ativo fixo, por exemplo, um computador. São frequentemente chamados de One-off Costs também.

Cost Element: É a categorização de um custo quando é necessário maiores detalhes no calculo, mantendo o propósito de garantir que todos os custos identificados no departamento de TI possam ser organizados por tipo em uma tabela de custos. Por exemplo, Hardware deve ser dividido entre Escritório, Rede e Servidores.

Cost Unit: No contexto do Código Empresarial de Serviços de Computador (Computer Services Business Code - CSBC) é uma unidade que estabelece um custo padrão para cada elemento.

Depreciation: É a perda no valor real de um ativo devido ao seu uso é a passagem do tempo. Exemplo: perde-se valor com o tempo.

Direct Cost: É um custo localizado, relacionado a um serviço, produto, centro de custo ou departamento.

Fixed Cost: Custo que permanecem inalteráveis mesmo quando o uso de determinado recurso mude, são custos negociados antes mesmo que um serviço inicie, como um contrato de manutenção.

Indirect Cost: É um custo que não pode ser relacionado diretamente com algum produto, serviço ou departamento, porque foi gerado por diversas situações, muitas vezes chamados de Overheads também.

Net Present Value: O valor presente líquido (VPL) (do inglês Net Present Value - NPV) ou método do valor atual é uma fórmula matemático-financeira para se determinar o valor presente de pagamentos futuros descontados a uma taxa de juros apropriada, menos o custo do investimento inicial.

Operational Costs: São custos relacionados com o dia-a-dia dos serviços de TI, por exemplo, custos com pessoal, equipamento, manutenção de hardware e eletricidade.

Payback Period: É o período que mede a quantidade de tempo necessário para ter o retorno sobre o investimento inicialmente feito em um recurso.

Total Cost of Ownership: Custo total de propriedade é o custo de um ativo com relação a sua vida útil. O cálculo de TCO tenta incluir todos os custos diretos e indiretos desde o preço de compra até despesas com treinamentos.

Variable Cost: Podem ser custos fixos ou variáveis que mudam ao passo do tempo com relação ao uso dos recursos, sua análise é vital quando os lucros da organização aumentam ou diminuem.

Atividades do Processo

As atividades da SMF Financial Management podem ser representadas por um fluxo de processos que aborda as tarefas fundamentais necessárias para realizarmos o gerenciamento financeiro de TI com excelência, a seguir iremos conhecer as fases deste processo.

Cost Accounting

Nesta primeira etapa deveremos examinar os custos atuais empregados para oferecer os serviços de TI e também os custos individuais para cada atividade em particular relacionando cada custo com um projeto ou cliente. Isso pode ser usado também para medir a eficiência do departamento de TI. De forma geral as atividade que deveremos desenvolver aqui serão: permitir o departamento de TI identificar os custos e tomar decisões para usar melhorar os investimentos com serviços de TI, Permitir que o departamento de TI possa qualificar e entender melhor seus custos, Fazer com que os usuários percebem como estão sendo feitos os investimentos reduzindo frustrações e confusões, Ajudar os gerentes a planejar e controlar as operações de TI e proteger o departamento de TI contra práticas injustas de custos por fornecedores.

Project Investment Appraisals

Nesta segunda etapa deveremos fazer avaliações sobre cada investimento para saber se vale a pena ou não seguir em frente, quanto maior o investimento, maior deve ser a avaliação para tomar uma decisão. Deveremos estudar as alternativas disponíveis, comparar com outros projetos e utilizar métricas para avaliar o quanto teremos de benefício aprovando determinado investimento, na maioria das vezes teremos que usar de apoio para esta tarefa métodos como valor presente líquido (VPL), Período de Payback e Retorno sobre o Investimento (ROI).

Budgeting

Nesta terceira etapa deveremos prever quanto será investido pela organização em determinado período, controlando a distribuição dos recursos financeiros para as áreas necessárias garantindo a quantia suficiente para o período estipulado. Ao lidar com o orçamento poderemos planejar os custos operacionais e as despesas do dia-a-dia que vai desde comprar um novo servidor até adquirir novas fitas de backup. Teremos que desenvolver um orçamento com base nas metas e nos objetivos avaliados para o departamento, este processo nos ajudará encontrar um foco para nossas prioridades.

Cost Recovery

Nesta quarta etapa deveremos deixar bem transparente para nossos clientes a relação dos custos em um período, cálculos fáceis e relacionamento de custos com os serviços prestados e investimentos feitos deixarão os assuntos aqui bem mais claros evitando frustrações, confusões e desconfianças dos clientes para com o departamento de TI. A idéia aqui é mostrar para quem quiser ver para onde foi cada centavo do orçamento.

Atenção: Vale lembrar que cada uma das etapas descritas acima oferece muito mais detalhes do que os que vimos aqui, porém detalhar o processo não é o intuito agora, com este artigo nós devemos entender basicamente como funcionam estes passos, mas futuramente iremos estudar estas recomendações na prática, para isso continuem acompanhando os artigos.

Logo abaixo podemos ver o diagrama que representa o fluxo citado acima, os processos neste caso apresentam um início, meio e fim, veja:

Figura 1 – Fluxo de processos da SMF Financial Management.

Com as novas tecnologias desenvolvidas pela Microsoft temos muito mais alternativas do que antes para nos apoiar na resolução dos passos descritos acima, um bom exemplo é o System Center, uma família de soluções de gerenciamento de TI que nos ajuda planejar, implantar, gerenciar e otimizar de forma pró-ativa nosso ambiente, temos também o SMS, MOM, ISA, Windows Server 2003 o 2008 entre outros, mas este é assunto para um próximo artigo.

Conclusão

Dinheiro é algo que se não for bem aplicado se perde com muita facilidade, ainda mais se tratando do orçamento destinado para o departamento de TI, neste artigo pudemos ver quais os passos necessários para utilizarmos da melhor forma o orçamento de TI se preocupando em deixar os investimentos bem claros para toda organização. No próximo artigo vamos falar sobre como gerenciar da melhor forma a capacidade dos nossos serviços e dos componentes em nosso ambiente, espero todos vocês lá, muito obrigado.