O Projeto está Atrasado! - Gerenciamento de Projetos: Cronograma

Neste artigo, falaremos sobre como manter o projeto no curso planejado, ou seja, sobre gerenciamento de projetos.

por Mauro Vianna

Quantas vezes já ouvimos esta frase? Infelizmente este é um fato tão comum que muitas vezes nos acostumamos a aceitá-lo como inévitavel. Mas será que este mal é tão inevitável assim? Neste artigo, falaremos sobre como manter o projeto no curso planejado, ou seja, sobre gerenciamento de projetos.

Plano de Trabalho

Como podemos evitar o atraso em um projeto? Vamos avaliar primeiro os motivos de atraso. É comum termos os seguintes problemas:

• Mudança na especificação,
• Mudança da equipe,
• Erro de estimativa do tempo das tarefas e
• Falta de recursos.

Os problemas acima são comuns, mas vamos supor por um momento um projeto ideal, no qual nenhum destes problemas exista. Ele estaria imune a atraso? Não necessariamente, pois ainda existe ainda um fator que não mencionamos: planejamento e acompanhamento. Para efeito deste artigo, vamos considerar um projeto ideal, sem fatores externos e sem erros de especificação e estimativas precisas.

Vamos supor um projeto simples de contas a pagar. Temos um prazo de 3 meses, um módulo de cadastro, um módulo de lançamentos e um de relatórios. Nossa equipe é composta de um analista de sistemas, 3 programadores (1 para cada módulo) e 1 testador.

Como podemos garantir que o projeto esteja sob controle? Precisamos gerenciar este projeto. Para isso, é necessário termos uma boa visibilidade do que é o projeto. O primeiro passo é criar um plano de trabalho. Este plano é composto da divisão de tarefas entre os profissionais da equipe, assim como detalhamento das tarefas e estimativa de prazo para cada subtarefa. Por exemplo, o módulo de cadastro pode ser dividido em cadastro de fornecedores, cadastro de materiais, etc.

Cada uma destas subtarefas terá seu início e término estimado, assim como as tarefas que dependem destas (ex: testes). O ideal é que estas subtarefas tenham entre 2-4 dias. O princípio básico é dividir para conquistar.

Desta forma, nosso projeto de 3 meses pode ser encarado como várias tarefas curtas de 2-4 dias. Qual a vantagem? É muito mais fácil de gerenciar pois podemos controlar o avanço do projeto. Cada tarefa gera algum resultado, que pode ser uma função implementada, um teste feito, um documento entregue, etc.

Qualquer atraso no projeto será identificado rapidamente e medidas adequadas poderão ser tomadas para reduzir ou até eliminar o impacto dos mesmos. É bem melhor do que descobrir que o projeto está atrasado somente no fim.

Ferramentas

Quando falamos de plano de trabalho, é inevitável pensarmos em cronograma. E para criarmos cronogramas uma ferramenta bem conhecida é o Microsoft Project. O Project oferece vários recursos dentre os quais destacamos:

• Edição simples e rápida, permitindo testar rapidamente vários cenários;
• Definição de marcos no tempo (ver marco de codificação completa na Figura 2);
• Definição da equipe e atribuição de tarefas, com identificação sobre alocação;
• Quebrar uma tarefa em subtarefas (ver Figura 3);
• Comparar realizado vs. planejado (ver Figura 4).

Por exemplo, na figura 4, apresentamos uma das visões do Project mostrando o andamento do projeto na segunda semana. As barras azul escuro mostram as tarefas completas. As seções em azul-claro mostram as tarefas ou partes de tarefas ainda a fazer.

Figura 1: Projeto de Contas a Pagar

Figura 2: Divisão do Projeto em Tarefas Principais com Atribuições

Figura 3: Detalhamento do Módulo de Cadastro

Figura 4: Visão Baseline: Real x Planejado

As barras cinza mostram o planejamento inicial. Notem que o cadastro de fornecedores, previsto para 3 dias, acabou levando 4 dias, gerando um atraso de 1 dia em todas as tarefas subsequentes. Com esta informação, poderíamos, por exemplo, realocar outro programador para uma das tarefas em atraso e com isso eliminar o atraso.

O cronograma é uma ferramenta importante e poderosa, mas deve ser utilizada adequadamente. Não basta criar um cronograma no início do projeto e esquecê-lo. É necessário acompanhar o projeto e ajustar o cronograma de acordo com os imprevistos, tal como o atraso acima. Por isso, um dos profissionais da equipe deve ter a responsabilidade desta tarefa, em geral, o líder da equipe. No nosso exemplo seria o analista de sistemas. Este controle pode demandar um tempo considerável, dependendo do tamanho da equipe e tarefas do projeto.

Porém é importante lembrar que o plano de trabalho inclui outros elementos além do cronograma, como por exemplo: plano de testes, treinamento de usuários, etc. Estes planos usualmente são textos, podendo ser criados com qualquer editor.

Neste artigo mostramos como desmembrar um projeto de três meses em tarefas menores e mais fáceis de gerenciar. Apresentamos também algumas visões úteis do Microsoft Project para auxiliar nesta tarefa.

Sobre o autor: Mauro Vianna é sócio-fundador da ARCON Informática, integradora de sistemas no Rio de Janeiro. Atualmente ocupa a função de Diretor de Tecnologia. Para entrar em contato com Mauro, escreva para mvianna@arcontech.com.br.