O gargalo nosso de cada dia. Sistemas Integrados, uma visão prática

O artigo trata da integração de sistemas na prática, suas necessidades e características de cada situação.

por Ricardo Veríssimo

Os sistemas integrados nunca foram tão usados e falados como nos dias atuais, mas por que? Assim como as celebridades do mundo da televisão ditam moda, entre nós meros mortais, as grandes empresas ditam regras de negócios as empresas de pequeno e médio porte.

As grandes empresas, não só por necessidades de agilidade e eficiência estão adotando os sistemas integrados, conhecidos como ERP (http://pt.wikipedia.org/wiki/ERP), muitas apesar de ter estrutura operacional grande, ainda operam com vários sistemas separados, sem integração nenhuma entre eles.

Talvez, nem todos saibam, mas houve um crescimento de empresas realizando IPO (oferta pública inicial de ações). Para ter uma IPO aprovada é necessária toda uma preparação da empresa para se adequar a um do tipo de Gestão Baseado em Valor e Balanced Scorecard (http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_Scorecard) para que a mesma seja aprovado pela CVM (Comissão de Valores Mobiliários).

A Gestão precisa estar alinhada entre outros, a princípios de boas práticas, ética, sustentabilidade, transparência, confiabilidade, rapidez, eficiência, responsabilidade socioambiental econômica e tributária e a mais importante do ponto de vista do mercado de tecnologia e gestão de TI, a Governança Corporativa.

Acontece, que para se enquadrar em padrões de gestão, que garanta a aprovação de uma IPO, é necessário estar ajustado às práticas de Governança Corporativa, através de modelos internacionais com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) e outros como ITIL, CobiT e na maioria das vezes as empresas precisam mapear processos e gerenciar projetos de melhoria para ajustar sua operação ao nível exigido na aprovação.

O Sarbanes-Oxley Act (SOA) e os futuros requerimentos dos padrões internacionais de contabilidade (IAS) requerem que as companhias tenham um enfoque mais rigoroso em relação ao controle interno nos processos de auditoria. Tudo isso aliado ao falado anteriormente, para chegarmos ao assunto desse artigo o SISTEMA INTEGRADO, pois, sem uma gestão apoiada em uma ferramenta de gestão integrada de sistemas e um sistema de trabalho/ produção (processo), muita bem alinhada e enxuto, a empresa raramente conseguirá enquadrar-se nos padrões mínimos de exigência.

Agora, qual a melhor solução?

Implantar um sistema integrado como o SAP/R3 ou outros e ajustar a empresa ao novo sistema? Desenvolver internamente um sistema ou integrar os sistemas atuais para se enquadrar aos processos da empresa?

Não existem regras ambas as respostas podem estar certas, a junção das duas ou nenhuma das duas, pois sua empresa pode atuar sem sistemas integrados (raramente), desde de que atenda a critério rigorosos de gestão, que veremos mais à frente.

Agora para ser aprovado nos termos é necessário demonstrar que o sistema oferece, entre outros requisitos os seguintes: produção de relatórios financeiros transparentes, informativos, exatos e oportunos; gerar confiabilidade de controle interno através de geração de trilhas de auditoria (controle sistêmico aplicado, auditado e documentado); informação atualizada até o último minuto para tomada rápida de decisão;

Na implantação acontecem então os gargalos. São rotinas excessivas, repetidas, erradas, ausentes, falta de controle de acesso, dificuldade de informação com rapidez e muito outros entraves que atrapalham o andamento dos processos, gerando os gargalos na produção.

Então posso integrar meus sistemas e não colocar outro sistema em minha empresa? Sim pode, mas devem ser analisados vários fatores, como por exemplo:

• Fatores estratégicos - quanto é interessante para seu produto ou serviços, sua imagens etc. Manter um sistema próprio?
• Fatores de tempo - Em quanto tempo sua empresa precisa implantar o sistema para se enquadram nos modelos de governança? Implantar um sistema integrado e se ajustar a ele é mais rápido do que desenvolver? é preciso primeiro levantar processos e ajustar, para depois implantar?
• Fator custo - Quanto mais dispendioso é comprar um sistema integrado equiparado a ajustar os sistemas atuais da empresa?
• Fator operação - Quanto padronizada é sua operação, quanto personalizada é sua operação? Quanto mais padronização maior a facilidade de implantação de um sistema integrado, quanto mais personalizada a operação maior a dificuldade.

Acredito que todos os leitores tenham percebido a diversidade de fatores e nuanças que cercam a implantação de sistemas integrados, cada caso pode ser avaliado de uma forma, por isso mesmo, acredito que todas as empresa devem levantar cada caso e cada situação e procurar empresas ou profissionais especializados para analisar com visão imparcial e especializada a situação de sua empresa.

Agora de tudo uma coisa é certa, os sistemas integrados e os processos ajustados são garantia de melhoria, como demonstrado por vários cases de sucesso no Brasil e no mundo.

Até a próxima...

Ricardo Veríssimo