As áreas de Gerenciamento do PMI

Nesta coluna abordamos apenas o modelo PMI, uma tentativa sólida e estruturada de organizar o conhecimento necessário para uma boa gerência de projetos.

por Thiago Pastorello Gervazoni

Nem todos os autores e profissionais concordam que estas categorias representem a essência do gerenciamento de projetos. O próprio PMI faz aperfeiçoamento a cada atualização de sua publicação.

Exitem ainda outras organizações internacionais que também abordam o assunto, como a APM (Association for Project Management), com base na Inglaterra, e a IPMA (International Project Management Association), que é uma federação de diversas entidades nacionais.

Nesta coluna abordamos apenas o modelo PMI, uma tentativa sólida e estruturada de organizar o conhecimento necessário para uma boa gerência de projetos.

As três primeiras áreas a serem estudadas pelo PMI, Prazos, Custos e Qualidade, formam o que se chama de Trinômio Sagrado do gerenciamento de projetos, como vemos na figura 1. Ao alterar qualquer uma das pontas consequentemente irá move outra, ou seja, se diminuo prazo, a qualidade ou custo serão afetados.

Abordaremos abaixo todas as disciplinas abordadas pelo PMI.

Figura 1 - O Trinômio Sagrado

1) Gerenciamento de tempo

A corrida contra as datas do calendário estabelece o ritmo de trabalho, e o tempo é um padrão importante para avaliar o sucesso em projetos. É uma característica que marca as atividades do começo ao fim, e que faz com que o trabalho em projetos se destaque de trabalhos de natureza operacional ou de processos.

Em projetos complexos, abordagens baseadas em sistemas sofisticados ajudam a controlar o tempo. Técnicas de redes de interdependência, como PERT, COM ou PDM, apoiadas por sistemas informatizados, são usadas no planejamento e no controle das atividades do projeto.

2) Gerenciamento de custos

Pode-se expressar projetos em termos financeiros somando-se os custos de equipamentos, materiais, mão de obra, assistência técnica, bens imóveis e financiamentos. Até o tempo pode ser apresentado em termos monetários. O gerenciamento de projetos é responsável pelo controle dos custos globais para manter os projetos dentro do orçamento aprovado. E a administração do fluxo de caixa colabora para otimizar a utilização dos recursos financeiros durante o período de existência do empreendimento.

As equipes de projetos enfrentam tanto desafios financeiros quanto econômicos, à medida que trilham o estreito caminho entre os fundos orçados e as despesas realizadas. Em última análise, os projetos resumem-se a dinheiro e gastos. É isto que faz com que o projeto progrida e é a razão da sua existência: gerar mais recursos ou benefícios para o proprietário ou organização patrocinadora do projeto.

3) Gerenciamento de Qualidade

A atenção para com a qualidade é uma das metas principais do gerenciamento de projetos. Os padrões de qualidade são ditados pelos requisitos do projeto, especificações e adequação ao uso. Esses padrões são usados como base para monitorar o desempenho do projeto.

Mesmo em projetos que não usam especificações detalhadas para estabelecer padrões de qualidade, espera-se um mínimo de qualidade funcional. E as pressões exercidas por outros fatores, como custo e tempo, podem provocar negociações ("trade offs") nas quais a qualidade será comprometida em favor do cronograma ou do orçamento. Contudo, a defesa da qualidade do projeto permanece como uma das responsabilidades primordiais do gerenciamento de projeto.

Estudos posteriores transformaram a triângulo inicial num quadrado, ao incluir o Escopo.

Figura 2 - As quatro áreas

4) Gerenciamento de escopo (abrangência)

O escopo refere-se à definição das fronteiras entre determinadas tarefas, atividades, contratos, atribuições, responsabilidades e missões. Ele define onde termina um trabalho e começa outro, já que muitos projetos têm áreas inadequadamente definidas.

Como escopo deverá realmente ser gerenciado? Eis algumas respostas:pelo planejamento e documentação de itens que passam, através das interfaces, de uma área para outra. Grande parte do gerenciamento do escopo pode ser feita por meio de coordenação diária e da realização de reuniões periódicas. Outros controles de escopo incluem o uso de procedimentos formais, formulários e sistemas de monitoração. O gerenciamento do escopo do projeto ajuda a definir que a equipe realizará todo e somente o trabalho necessário para que o projeto seja bem-sucedido.

Posteriormente mais quatro áreas foram incluídas a saber: Recursos Humanos, Riscos, Comunicações e Aquisições.

Figura 3 - As oito áreas 5) Gerenciando recursos humanos

Os recursos humanos nos projetos requerem o gerenciamento a partir de três ângulos diferentes. Em primeiro lugar, o lado administrativo e burocrático exige atenção para garantir que se atendam às necessidades dos funcionários. Estas atividades abrangem a função de pessoal, incluindo recrutamento e seleção, administração de salários, benefícios, férias etc.

Administrar a alocação de mão-de-obra é outro lado do gerenciamento de recursos humanos. Quantas pessoas e com que qualificações serão necessárias durante qual período de tempo em cada atividade?

E finalmente o lado comportamental desse gerenciamento requer atenção para assuntos como:qual o treinamento e o desenvolvimento necessários à equipe? Como motivar a equipe durante todo o empreendimento? Como resolver conflitos ocorridos?

Administrar bem os recursos humanos é a chave para atender às necessidades do projeto, uma vez que todas as ações são tomadas direta ou indiretamente por pessoas.

6) Gerenciando as comunicações

Gerencias comunicações em um projeto engloba o conjunto de processos que asseguram a geração, coleta, armazenamento e distribuição apropriada das informações do projeto. É preciso que as comunicações atendam ao planejamento estratégico, ao planejamento do projeto propriamente dito, às normas, aos padrões e aos procedimentos. O sucesso de um projeto depende da eficácia das informações, e a atenção gerencial precisa ser orientada para definir os canais de comunicação que irão atender às necessidades desse projeto.

As comunicações interpessoais também requerem atenção,pois os membros da equipe precisam ter habilidades para interagir com eficácia. E as comunicações com a comunidade em geral, com enfoque em relações publicas, pode ser necessário para quebrar resistências e influenciar o público ou futuros usuários.

A comunicação de informações gerenciais deve se preocupar, por exemplo, em como a informação será organizada e comunicada às pessoas? Através de impressos, por meio de correio eletrônico, através de página/site na internet ou em reuniões? Com que freqüência, com que objetivos e que linguagem usar para cada público alvo?

7) Gerenciando o risco

Em um ambiente estável, as decisões podem ter por base a experiência, dados históricos ou conhecimento prático (tácito). Em situação de certeza verdadeira, as decisões podem ser programadas conforme a seguinte diretriz: "Se A acontecer, faça X, se B acontecer, faça Y". Regras simples podem ser aplicadas e decisões facilmente tomadas.

Por outro lado, decisões tomadas sob condições de risco ou incerteza não são programáveis. Sob tais circunstâncias, o projeto é caracterizado por diversas condições ambientais que exigem que a equipe do projeto se adapte a novas situações. Assim, gerenciar riscos deve ser um processo sistemático de definir, analisar e responder aos possíveis riscos do projeto, visando diminuir o grau de incerteza interna e externa do mesmo. Alguns riscos a serem gerenciados incluem: dados físicos, oscilações econômicas e de mercado, riscos tecnológicos, riscos empresariais e comerciais e de mudanças sociais.

8) Gerenciando aquisições

No gerenciamento de projetos é preciso lidar com os terceiros que fornecem serviços, mão-de-obra, materiais e equipamentos. O destino do projeto depende da capacidade da equipe de escolher bons fornecedores e prestadores de serviços, chegar a termos contratuais adequados e coordenar as atividades destes terceiros. A qualidade final do projeto dependerá do trabalho executado por terceiros. Portanto, os esforços gerenciais devem ser feitos no sentido de selecionar as empresas certas que irão executar as tarefas a serem contratadas.

Os termos contratuais negociados devem assegurar o atendimento das necessidades do projeto. E, finalmente, requer-se um esforço de coordenação e diligencia mento para garantir que a parte contratada realmente forneça as mercadorias ou serviços dentro do prazo estabelecido e com a qualidade especificada.

Finalmente uma última área for acrescentada, integração.

Figura 4 - As nove áreas

9) Gerenciando a integração

Sua função principal é conseguir com cada uma das oito disciplinas acima descritas funcione correta e harmonicamente. Ou seja, gerenciar integração é assegurar a coordenação entre elementos distintos do projeto e controlar eventuais mudanças durante sua realização.

Não basta entregar no prazo se os custos triplicarem, não basta manter custos sob controle se a qualidade não é mantida, não basta entregar com todos os quesitos, e não ter equipe para o próximo projeto, pois a sua atuação em RH foi péssima e ninguém mais quer trabalhar com você, e não basta fazer boas aquisições se estas aumentarem os riscos do projeto. Assim, gerenciar a integração é como montar um quebra-cabeça, e tudo deve estar funcionando bem ao mesmo tempo, uma tarefa nada fácil e simples.

Até a próxima.